İletişim Nedir ?
İletişim, bir veya birden fazla kişi arasında mesajın aktarılması ve anlaşılmasıdır. İletişim bir süreçtir. Bu sürecin temel öğeleri gönderici, alıcı ve mesajdır. Gönderici, bir grup veya kişi olabilir ve mesajı kodlayarak alıcıya aktarır. Alıcı mesajı alır, çözümler ve anlar. Mesaj ise kodlanarak aktarılan bilgi, duygu, düşünce vb. konseptlerdir. Mesaj, sözel iletişim veya bedensel etkileşim yoluyla iletilebilir.
Hace eğitimin kurumsal firmalardaki etkileşimi güçlendirmeye yönelik “İletişim ve Etkili Sunum Eğitimi” hakkında bilgi alabilirsiniz. bkz: Kurumlar İçin Satış Kampanyası Konuşması ve İkna Edici İletişim
İletişim Süreci Öğeleri
İletişim süreci öğeleri: gönderici, mesaj, kanal, çözümleme, alıcı ve geri bildirimdir.
Gönderici
Göndericinin aklında bir fikir veya konsept olur ve bunları aktarır. Örnek olarak bir münazarada konuşma sırası gelen bir konuşmacı göndericidir. Konuşmacının rolü aklındaki fikir veya konseptleri aktarmaktır.
Mesaj ve Kodlama
Mesaj, göndericinin alıcıya aktarmak istediği fikir veya konseptlerin kodlanmış halidir. Fikir veya konsept sözlere, metne veya beden diline kodlanabilir. Burada dikkat edilmesi gereken nokta mesajın sadece sözlü veya yazılı olmayışıdır. Mimikler ve el hareketleri gibi beden dili de etkileşimde de etkilidir.
Kanal
Kanal, mesajın alıcıya gönderilmesi için kullanılan yoldur. Bazı kanallar diğerlerine göre daha zengindir. Zengin kanallar mesajın doğru anlaşılması için daha fazla nüans içerir. Örnek olarak yüze yüze konuşmak zengin bir kanaldır. Etkin etkileşim için doğru kanalın seçilmesi önemlidir.
Çözümleme ve Alıcı
Çözümleme fonksiyonu alıcı tarafından gerçekleştirilir. Alıcı, gönderici tarafından kodlanmış mesajı çözümleyerek anlar. Alıcıların beden dili hareketleri gönderici için ipuçları olabilir.
Geri Bildirim
Geri bildirim alıcının göndericiye verdiği geri dönüttür. Geri bildirim farkında ya da farkında olmadan verilebilir. Aynı zamanda sözel veya bedensel olabilir. Geri bildirim etkileşim süreci için önemlidir. Göndericinin mesajın ne kadar etkin iletilip iletilmediğini anlamasına yardımcı olur.
Örgütsel İletişim
Mesajın aktarılması ve anlaşılması iş sürecinin akışı, karar alma ve işbirliği gibi elementler üzerinde etkilidir. Şimdi bu parametreleri ve sağladıkları faydaları inceleyelim.
Resmi (Formal) İletişim
Örgütlerde Etkileşimin resmi olup olmaması mesajın örgütsel hiyerarşiden belli bir politika veya prosedür ile geçip geçmemesiyle ilgilidir. Hiyerarşiye uygun olup olmaması örgütün hiyerarşisine göre dikey ve yatay olarak gerçekleşmesi demektir. Bu konuya sonraki maddelerde değineceğiz.
Gayri resmi (Informal) İletişim
Buna, örgüt elemanlarının belli bir prosedür ve hiyerarşiye uygun olmadan iletişime geçmesidir denebilir. Gayri resmi Etkileşim spontane olabilir. Kurumsal politikalar ile sınırlanmaz. Çalışanlar birbirleriyle daha rahat ve spontane konuşurlar. Örnek olarak iki çalışanın birbirleriyle karşılaştıklarında ayak üstü konuşmaları ya da yemek yerken sohbet etmeleri gayri resmi iletişime örnek olarak verilebilir.
Hem gayri resmi Etkileşim hem de resmi iletişim örgütler için önemlidir. Resmi iletişim işlerin zamanında bitmesine, doğru kararların alınmasına ve işbirliğine yardımcı olur. Gayri resmi iletişim, çalışanların sosyal ihtiyaçlarını karşılamalarına ve işbirliğine yardımcı olur. Dayanışmayı ve empatiyi destekleyebilir. Aynı zamanda alternatif iletişim ağları yaratarak kurumsal verimliliği arttırabilir.
Yukarıdan Aşağıya İletişim
Hiyerarşik yapı ve prosedürlere bağlı olarak bilgi ve emir gibi resmi mesajların örgütsel hiyerarşinin tepesinden altına aktarılması ve anlaşılmasıdır. Yukarıdan aşağıya iletişimin etkin yürütülmesi kurumlara birçok fayda sağlar. Örnek olarak yöneticinin ekibine hedef vermesi, ekibin odağını ve motivasyonunu olumlu etkileyerek performansı arttırabilir. Çalışanlara görevleri ve talimatları doğru bildirerek çalışanın odağı ve verimliliği arttırılabilir. Olası problemlerin zamanında ve doğru bildirilmesiyle daha hızlı ve etkin çözümler üretilebilir.
Aşağıdan Yukarıya İletişim
Örgütsel hiyerarşinin altından üstüne doğru akan iletişimdir. Örnek olarak bir çalışanın yöneticisine rapor iletmesi aşağıdan yukarıya etkileşim örneğidir. Aşağıdan yukarıya iletişim ile yöneticiler iş süreci ve çalışanların ruh hali gibi konulardan bilgi alırlar. Bu bilgiler ışığında yöneticiler daha doğru karar alırlar. İş süreci daha akıcı ilerler. Olası problemlere proaktif çözümler alınabilir. Çalışanların ürettikleri ve paylaştıkları fikirler ile hem verimlilik ve etkinlik artar hem de çalışanların morali, motivasyonu ve işe bağlılığı olumlu etkilenir.
Yatay İletişim
Mesajın hiyerarşinin aynı düzeyinde yer alan çalışanlar arasında aktarılması ve anlaşılmasıdır. Yatay iletişim sayesinde iş süreçleri hakkında güncel bilgiye sahip olan çalışanlar iş sürecini daha pürüzsüz götürür. Olası problemlerin önüne geçilir ve düzeltmeler daha hızlı halledilir. Bunlarla beraber iş birliği ve koordinasyon artar. Dolayısıyla verimlilik ve etkinlik artar.
Çapraz (Diagonal) İletişim
Bilgi aktarma sürecini hızlandırarak kurumsal verimliliği ve işbirliğini arttırır. Müşteri temsilcisinin ürün geliştirme yöneticisinden ürünün güncellenmesiyle ilgili bilgi alarak müşterileri daha net bilgilendirmesi buna örnektir.
Örgütsel İletişim Yönetimi
Doğru Kanalların Seçilmesi
Mümkünse yüz yüze yapılması önerilir. Özellikle geri bildirim vermek için yüz yüze görüşülebilir. Bu sayede beden dili ve ses tonu gibi zengin etkileşim unsurları kullanılarak mesajın karşı tarafa göndericinin niyetine uygun bir şekilde gitmesi desteklenebilir. Öte yandan rutin ve çabuk halledilmesi gereken bir iş için e-posta veya telefon kanalları tercih edilebilir.
Güven Ortamının Yaratılması
Güven ortamının olabilmesi için çalışanların ve yöneticilerin verdikleri sözleri ile eylemlerinin uyumlu olması gerekir. Etkileşimde suçlama ve yargılamadan uzak, objektif, yapıcı ve çözüm odaklı olmalıdır. Herkese eşit ve adaletli davranılmalıdır.
Rutin Toplantılar
Haftalık takım toplantıları ve birebir toplantılar gibi rutin toplantılar ile düzenli bilgi alışverişi sağlanabilir. Bu sayede takım üyelerinin hangi aşamada oldukları bilinerek iş süreci takip edilebilir, yeniden düzenlenebilir veya hızlandırılabilir. Potansiyel sorun ve aksamaların önüne geçilebilir. Koordinasyon ve işbirliği tetiklenebilir.
İletişim Sürecini Yönetme
Kişiler kendi duygu, önyargı ve kalıplarının farkına varmalıdırlar. Karşı tarafın da değerleri, duyguları, ve ihtiyaçları anlaşılmalıdır. Alıcı, varsayımdan ve yargıdan uzak kalarak ve mesajı objektif şekilde çözümleyerek etkin dinleyebilir. Özetleme, yansıtma ya da toparlama teknikleri ile ne anladığını teyit edebilir. Alıcı, anlama amaçlı sorular sorabilir ve ne anladığını teyit edebilir. Gönderici ise net olmalıdır. Bu sayede belirsizlik azalır.
Karşılıklı saygı olmalıdır ve farklılıklar kabul edilmelidir. Yargılamadan uzak, uzlaşmaya yakın olunmalıdır. Alıcı ve gönderici birbirine değer vermelidir. Adalete önem verilmelidir.
Görev Tanımını Doğru İletme ve Anlama
Görevler tanımlanırken net olunması önemlidir. Belirsiz veya karmaşık açıklamalar görevin yanlış anlaşılmasına yol açabilir. Bu da verimliliği olumsuz etkileyebilir ve iş sürecinde aksamaya sebep olabilir.
Çalışanın sorumluluğu talimatları ve görev tanımını doğru anlamak ve yapmaktır. Çalışan engel ve sıkıntıyla karşılaştığında önce iş arkadaşlarından sonra yöneticisinden destek talep edilebilir.
Doğru Geri Bildirim Verme
Geri bildirim verilirken, geri bildirim verilecek konunun objektif tanımı yapılır. O durum içerisinde daha iyi yapılabilecek olan davranış ortaya konulur. Bu davranışın etkisi gösterilir. Bunun yerine farklı bir davranışın ne olabileceği konusu üzerinde geri bildirim verilenin fikri alınır veya farklı bir davranış önerilir ve faydası gösterilir.
Etkin Dinleme
Kabul etme, değer verme, saygı gösterme ve anlama etkin dinlemenin ana öğeleridir. Sadece söyleneni değil söylenmeyeni, beden dilini ve duyguları da dinlemek önemlidir. Anlamak için odaklı ve derin dinlenilmeli. Özetleme tekrarlama, yansıtma ve toparlama yapılmalı. Karşı tarafı anlamak için etkin sorular sorulmalı.
Etkin Soru Sorma
Sorunun açık uçlu olmasına dikkat edilebilir. ‘Ne’ ve ‘nasıl’ gibi ifadeler kullanılabilir. Sorular düşündürücü ve amaca yönelik olmalıdır. Yapıcı bakış açısı kullanılmalıdır. Üslup, ses tonu ve beden dili önemlidir. Soruların net ve amaca yönelik olması önemlidir. Mümkünse bir seferde bir soru sorulması önerilir.
Empati
Karşı taraftaki kişinin duygularını, ihtiyaçlarını ve değerlerini anlamak önemlidir. Bu sayede yanlış anlaşılmalar azalır ve daha etkin cevaplar verilerek ya da sorular sorularak çözüme gidilebilir.
Hace’nin Kurumsal Eğitim ve Danışmanlık Desteği için Aşağıdaki Formu Doldurun!
Şirketiniz için doğru olan eğitim ve planlamalarla işinizi daha fazla büyütün! Sizin için buradayız.